Utskriftsvennlig versjon

Rutiner for journalføring

Inngående sakspost

All arkivverdig sakspost skal journalføres i EDB SAK OG ARKIV (ESA). Alle dokumenter skal knyttes til en arkivsak. Arkivsaken skal identifisere hva saken gjelder, og journalposten skal identifisere hva dokumentet gjelder.

Journalposten skal registreres med de opplysningene som inngår i stemplet. I tillegg skal følgende registreres:

  • avsenders dato (dokumentdato)
  • avsenders navn og adresse
  • hva dokumentet gjelder
  • kopi til
  • vedlegg

Lierne kommune praktiserer fullført saksbehandling, dvs. at samme arkivsak skal brukes under saksbehandlingen uavhengig av hvem som er saksbehandler.

Utgående sakspost

All arkivverdig sakspost skal journalføres i EDB SAK OG ARKIV (ESA). Alle dokumenter skal knyttes til en arkivsak. Arkivsaken skal identifisere hva saken gjelder og Journalposten skal identifisere hva dokumentet gjelder.

Dokumentet skal registreres med følgende referanser:

  • saksår/saksnummer
  • dokumentnummer
  • primær arkivkode
  • dato
  • avs. ref. (hvis oppgitt)
  • vedlegg

Normalt ordens dette automatisk ved riktig registrering og bruk av ESA. Saksbehandler er ansvarlig for å knytte dokumentet til riktig arkivsak.

Når et dokument er ferdig skal saksbehandler låse journalposten med å sette E på journalposten, da blir tekstdokumentet automatisk sett i F, slik at det ikke senere kan endres. Et dokument kan kun låses opp og endres så fremt det ikke er ekspedert fra kommunen. Det er kun arkivansvarlig som har anledning til å låse opp dokumenter.

I dagens versjon av ESA skilles det mellom journalpost og tekstdokument, det er derfor viktig at statuskoden endres både på journalposten og tekstdokumentet.

 Gjeldende statuskoder på journalpost i ESA 8.0.5.

 R - Reservert/konsept
 M - Midlertidig journalført av arkivet
 S - Midlertidig journalført av saksbehandler
 F - Ferdig fra saksbehandler
 G - Godkjent av leder
 E - Ekspedert
 J - Journalført av arkivet
 A - Avsluttet
 U - Utgår/flyttet
 

 Gjeldende statuskoder på teksdokumentet i ESA 8.0.5.

 B - Under behandling
 F - Ferdig
 

E-post og telefaks

Dokumenter som blir mottatt som e-post eller telefaks skal behandles som andre mottatte papirdokumenter.

Telefaks registreres som inngående post hvis den har arkivmessig betydning. Det forutsettes at hvis originaldokumenter ettersendes pr. post, skal dette ha samme dokumentnummer på saken som den tidligere mottatte faksen.

 E-post som mottas (enten i postmottak eller hos saksbehandler) og som har betydning i en sak (er arkivverdig) skal registreres som inngående dokument eller notat i saken. Enten videresendes E-posten elektronisk til arkivet med opplysninger om hvilken sak dokumentet skal knyttes til eller så kan saksbehandler legge inn e-posten. 

E-postens skikk og bruk

Erfaringer fra andre virksomheter som har tatt i bruk E-post viser at postmengden lett kan bli stor, du har som bruker et stort ansvar med å hjelpe oss å begrense dette. Her følger noen hjelperegler. De er veiledende, ikke absolutte.

Husk at alt du sender på mail (internt eller eksternt nett) er sporbart og blir lagret på mange steder uten at du har oversikt over hvor. Andre med tilgang til servere m.m. kan derfor skaffe seg tilgang det du har sendt. Det gjelder både selve mailen og evt. vedlegg.

E-post kan brukes til:

  1. beskjeder og korte meldinger (Mye bedre enn gule lapper)
  2. informasjon fra ledelsen (raskere og bedre enn vanlige interne notater)
  3. generell informasjonsspredning
  4. spørsmål og svar (du kan spørre selv om vedkommende ikke er inne på kontoret).
  5. Påminnelser og bekreftelser (bruk svar-funksjon).
  6. Forespørsler (du kan spørre mange samtidig)
  7. Møteinnkallinger og tilbakemeldinger.
  8. Overføring av arbeidsdokumenter og notater.

E-post skal ikke brukes til:

  1. Offisielle dokumenter som skal underskrives eller påtegnes
  2. Offisielle dokumenter som skal arkivlegges i en sak eller i en protokoll, og som svar på brev som er arkivregistrert.
  3. Korrespondanse som inneholder personopplysninger
  4. Korrespondanse som er unntatt offentlighet eller som inneholder graderte, fortrolige eller sensitive opplysninger
  5. Meldinger og brev som ikke er relatert til arbeidsområdene i Lierne kommune.

Bruk av arkivkoder

Arkivmaterialet må være ordnet og organisert på en slik måte at det er enkelt og finne fram i det. Bare på den måten kan det fylle sin funksjon som informasjons- og dokumentasjonskilde.

For å bestemme hvor i arkivet det enkelte dokumentet skal oppbevares brukes ulike ordningsprinsipper. De to mest brukte ordninsprinsipper er arkivering av saker:

1.etter emne - emnekode - alltid K-kode

2.på objekt - objektkode - arkivering på et bestemt objekt. f.eks. gnr/bnr på eiendom eller ansattnummer på ansatte

I en samlemappe på objekt kan det ofte ligge flere saker (feks. ulike saker i en personalmappe).

Det er nødvendig med kommunikasjon mellom saksbehandler og arkivet i tilfeller hvor det er tvil om hvilken arkivkode en sak skal føres under. Hvis en ikke kommer til enighet, avgjør arkivtjenesten.

Laster...