Rikarkivarens forskrift § 7-1:
Formålet med bestemmelsene i dette kapittelet er å:
| a)
|
sikre at bevaringsverdig arkiv blir tatt vare på for ettertiden, jf. arkivloven § 1.
|
| b)
|
legge til rette for kassasjon av arkivmateriale uten langvarig bevaringsverdi, for å spare kostnader knyttet til langtidsbevaring, så som oppbevaring, vedlikehold og gjenfinning.
|
| c)
|
sikre at arkiv ikke blir kassert før rettslige og forvaltningsmessige dokumentasjonsbehov er bortfalt.
|
Definisjoner:
Bevaring: å ta vare på arkivmateriale for ettertiden.
Kassasjon: å ta ut og destruere arkivmateriale som ikke skal bevares.
Merbevaring: bevaring av arkivmateriale som det i henhold til bevarings- og kassasjonsbestemmelser for kommunale arkiv
Arkivbegrensning: : Arkivforskriftens § 14:
Dokument som verken har inngått i saksbehandlinga til organet eller har verdi som dokumentasjon, skal haldast utanfor eller fjernast frå arkivet ved arkivavgrensing.
Arkivavgrensing skal gjennomførast seinast før avlevering.
Følgjande dokument skal alltid haldast utanfor arkivet:
| a)
|
trykksaker, rundskriv og anna mangfalda og allment tilgjengeleg materiale. Det organet som har utferda slikt materiale, skal likevel arkivere eitt eksemplar og dei nødvendige forarbeida.
|
| b)
|
konsept, kladdar, ekstra kopiar, interne meldingar o.l. som ikkje har verdi som dokumentasjon. Konsept som har noteringar og påteikningar som er nødvendige for å forstå saka og den samanhengen ho står i, skal arkiverast. Det same gjeld kopi av alle utgåande dokument.
|
Bevaringsplan
Lierne kommune har så langt ikke kassert papirarkiv utover dokumenter nevnt under fastsatte kassasjonsfrister, og vi vil fortsatt ta vare på alt med unntak av dokument som faller inn under arkivavgrensning i arkivforskriften §14.
Kassering i elektroniske arkiv
Vi har etterspurt hos IKA-Trøndelag og hos leverandøren for fullelektronisk arkiv; Visma, hvordan kassering skal foregå i elektroniske arkiv der uttrekk er sendt til depot. Det lar seg ikke gjøre.
Dermed har vi bestemt at vi ikke lager kassasjonsplan siden den ikke lar seg gjennomføre slik det står i §7-22. I Visma sin arkivkjerne er det heller ikke mulig å kassere på dokumentnivå. Kun på mappenivå. Dermed blir det i praksis ikke mulig å kassere dokumenter som er arkivert.
Arkivlov eller GDPR?
Arkivlov går foran retten til sletting.
Fra arkivverkets nettside: "Arkivloven med forskrifter gir dermed et godt grunnlag i nasjonal rett om hva som kan tilintetgjøres og hva som må bevares for ettertiden. Forordningen innebærer at, så lenge man har et slikt grunnlag, vil arkivlovens regler om bevaring på samme måte som i dag gå foran retten til sletting"
