Oppgavelista –
Rutiner for bruk av oppgavelista for saksbehandlere i et fullelektronisk saksbehandlersystem

Mottatt post:

Som saksansvarlig/mottaker:

                        Inng. dokument

                                                  a)  skal besvares med brev / melding om vedtak

                                                       -inng. dok. blir automatisk avskrevet, ved avkryssing i  

                                                         felt (hvis mottaker er samme som avsender av inng. dok)

                                                                  eller-

                                                   b)  hvis saksbehandler betrakter dok. kun som informasjon:

                                                         inng. dok. MÅ avskrives med kode etter følgende valg

                                                         (TO,  TE, osv.) 

                                                                  eller-

Som kopimottaker:                       Vis (les) dokument - tilbake til journalpost, og dokumentet

                                                      forsvinner fra oppgavelista. OBS: Har journalposten et

                                                      vedlegg, må også det åpnes (ingen avskrivning med kode).

Under arbeid: (utg.dokument)

                                                     a) ferdigstilles/ekspederes. Statuskoden  endres ved å gå 

                                                         inn  dokumentet  (word):  Endre dokument-ESA-Arkiver - 

                                                         Dokumentet ferdig og låst for endringer (Status endres fra R -  E,

                                                         og dokumentet forsvinner fra oppgavelista.  Nødvendig pga. av dokumentflyt.

                                                      b) status R er ei påminnelse til saksbehandler om at det er en

                                                          oppgave som er uferdig

OBS: ikke-ekspederte dokument bør ikke bli stående over tid uten spesiell grunn.

.___________________________________________________________________________

Saker:  (oversikt over egne saker)        Saker under behandling - status B

                                                          (status F når saksbehandler er ferdig, og saken forsvinner

                                                           fra  oppgavelista)

                                                           Sjekk følgende før saken kan påføres  status F:

                                                       a) alle utg.dok  har status E (R-E) -samt -at eventuelle vedlegg er ferdigstilt (F) 

                                                       b) sjekk at alle inng. dokument  (status J) er avskrevet,  utg.svar eller manuell

                                                           avskr. (kode).

Dokumenter som feiler:                   

Oppgavelista fanger opp dokumenter som er feilet

a)  dokument som av eller annen årsak er avsluttet/lagret på feil måte ligger med følgende tekst: 

     Ikke-arkivert dokument:

Fra oppgavelista utføres følgende: Klikk piltast, velg: Arkiver  dokument.

Ingen tekst i dokumentet går tapt hvis dokumentet frigis fra oppgavelista.

b) dokumenter sendt som e-post fra journalposten som av en eller annen årsak feiler, returneres med melding på        oppgavelista.

Detaljene vedr. feilmeldingen kan leses ved å sette musepekeren på teksten som vises til høyre for j.posten i oppgavelisten.

 VI JOBBER I ET FULLELETRONISK SYSTEM:

-fra oppgavelista styres dokumentflyt.

-dokumentflyt skaper arbeidsflyt.

-med daglig og riktig bruk av oppgavelista,  statuskoder  og  rutiner tar  du kontroll på   dine arbeidsoppgaver!